Jak stworzyć system rezerwacji

Jak stworzyć system rezerwacji online, dzięki któremu możesz sprzedawać bilety na różne terminy z różną ilością dostępnych miejsc i w różnych lokalizacjach?

Dlaczego uparliśmy się na skorzystanie z własnej platformy przy sprzedaży biletów na półkolonie?

Na rynku jest coraz więcej systemów i platform oferujących sprzedaż biletów online. Wystarczy założyć konto, dodać wydarzenie, ustalić cenę i właściwie możesz zacząć sprzedawać. Po co więc komplikować sobie życie i tworzyć indywidualne rozwiązanie?

Wymagania klienta

Zacznijmy od tego z czym przyszło nam się zmierzyć:

1. Stworzenie systemu rezerwacji na tygodniowe turnusy półkolonii.
2. Ustawienie zniżek w momencie zakupu powyżej jednego turnusu, a także upustów dla stałych klientów.
3. Rozdzielenie płatności na część zadatku oraz wpłaty w wyznaczonym terminie pozostałej kwoty.
4. Rozdzielenie między uczestnikiem wydarzenia, w tym przypadku dzieckiem, a kupującym czyli rodzicem.
5. Udzielenie kilku zgód, standardowo na regulamin i politykę prywatności, ale także na publikowanie zdjęć.
6. Możliwość wysłania umowy do podpisu online, listy z wyprawką, innych ważnych informacji dotyczących wydarzenia.

Niestety nie udało nam się znaleźć gotowego systemu…

Czy poddaliśmy się? Oczywiście nie.

Mieliśmy już stronę na WordPress wraz ze sklepem na WooCommerce, potrzebowaliśmy czegoś, co pozwoli nam poszerzyć zakres działań. Nasz wybór padł na wtyczkę The Events calendar. Sama baza tej wtyczki jest bezpłatna i przy założeniu, że chcesz używać do realizacji płatności Stripe lub Paypal, to w zasadzie można na tym przystanąć.

Przy naszych wyzwaniach potrzebowaliśmy rozszerzyć wtyczkę o wersję Plus (99 Dolarów za jedną stronę rocznie) po to, aby móc sprzedawać bilety przez WooCommerce i dodać inne potrzebne funkcje. Dzięki temu rozszerzeniu mogłyśmy użyć wybranych przez nas opcji płatności czyli payU.

Samo payU podłączyliśmy już na etapie budowy sklepu za pomocą bezpłatnej wtyczki. Jeśli interesuje Cię temat budowy samego sklepu, odsyłam Cię na platformę nietechniczna.pl, gdzie masz dostępny kurs w którym przeprowadzam Cię również przez dodawanie bramek płatności różnych operatorów.

Wszystko działało jak powinno, mogliśmy dodawać już turnusy, ustalić jakie dane uczestników potrzebujemy zbierać (Imię, nazwisko, wiek, indywidualne uwagi). Pojawiło się jednak wyzwanie. System działał super, ale wszystko było w nim po angielsku. Od strony administracji nie stanowiło to wielkiego problemu, ale ze względu, że działamy w Polsce, to dla użytkowników mogło by to być wyzwanie, lub nawet coś co by odstraszało od zakupu.

Rozwiązaniem było użycie wtyczki Loco Translate. Dzięki niej można w prosty sposób przetłumaczyć wtyczki i motywy użyte na stronie. Wystarczy wybrać język i dodać odpowiednie tłumaczenie poszczególnej opcji. Jest to jednak dość pracochłonny proces. Jednak już mieliśmy system, który działa i mogliśmy zacząć sprzedawać bilety.

Tutaj jednak oczywiście nasze wyzwanie związane z rozliczeniem księgowym. Same półkolonie trwają w okresie wakacyjnym i w tych miesiącach pojawiają się dopiero koszty związane z pracownikami, obsługą, wynajmem powierzchnii, kateringiem etc.

Sprzedaż miała ruszyć już od kwietnia. Więc doszłoby do dość niekorzystnej podatkowo sytuacji, gdzie koszty rozliczane są w zupełnie innym okresie niż wpływy. Dlatego konieczne było pobieranie zadatku umożliwiającego zarezerwowanie miejsc, a dopiero na dwa tygodnie przed wydarzeniem wpłatę pozostałej kwoty.

Oznaczało to dodanie kolejnej wtyczki, tym razem obsługującej płatności rozdzielone na 2 części. Padło na YITH WooCommerce Deposits and Down Payments Premium. Dzięki tej wtyczce mogliśmy ustawić 2 płatności. Czyli w pierwszej kolejności klient płacił zadatek, a w drugiej tworzyło się uzupełniające zamówienie z pozostałą kwotą. Przypomnienie o pozostałej płatności, mogło zostać wysłane od razu, ale woleliśmy ustawić ręczne wysyłanie, aby uniknąć nieporozumień i płatności w niewłaściwym terminie. Wtyczka jest dość prosta w obsłudze. Jednak ponownie jej komunikaty są po angielsku, więc jeśli działasz na rynku polskim, należy je dostosować do użytkownika.

Ostatnim wyzwaniem był dość skomplikowany system zniżek. Można oczywiście ustawić w samym WooCommerce kody rabatowe, nie umożliwiały one jednak zapewnienia wszystkich wybranych opcji. Z pomocą przyszła dodatkowa wtyczka Woo Discount Rules PRO 2.0. Jest ona jednak dodatkowo płatna, więc jeśli nie potrzebujesz zbyt wielu scenariuszy obniżek, może wystarczy Ci podstawowa wersja tej wtyczki. Dzięki niej mogliśmy ustalić, jakie połączenie produktów, sprawi, że klient otrzyma niższą cenę.

Uwaga jeśli zainstalowaliście również poprzednią wtyczkę powodująca podzielenie płatności, sprawdź, czy kwoty po obniżkach nadal a prawidłowe. W naszym przypadku okazało się, że rabat naliczał się nieprawidłowo i potrzebowaliśmy go zmniejszyć.

Dzięki temu system działał prawidłowo. Rezultaty możecie sami zobaczyć na stronie Akademi Po Sąsiedzku.

Wszystkie potrzebne załączniki zostały ustawione w mailach po sprzedażowych wraz z linkami do umów. Jeśli jesteście ciekawi, jak ustawiliśmy umowy, w których klient sam wpisywał wszystkie potrzebne dane, a później otrzymywał kopię do podpisu, zapraszam do tego wpisu.