Jak usprawnić system rozliczeń podatkowych?
Sezon rozliczeń za nami
Jakie masz wnioski po zakończeniu gorącego okresu rozliczeń i miałeś trochę czasu na przemyślenia? Czy jesteś zadowolony z tego, jak przebiegały sprawy? Czy masz wrażenie, że klienci byli dobrze poinformowani i przygotowani do tego, co muszą zrobić podczas rozliczenia, czy też zaskoczyli Cię? Być może ilość dokumentów i ich przepływ przez proces rozliczenia był gładszy niż się spodziewałeś. A może nie. Nadszedł czas, aby zastanowić się, jak Twoja firma wypadła w sezonie rozliczeniowym i co można zrobić inaczej w przyszłym roku.
Największym problemem moich klientów było:
- otrzymanie kompletnej informacji na temat sytuacji podatnika
- otrzymanie kompletnej dokumentacji potwierdzającej zarobki osób rozliczanych
- prawidłowe wypełnianie dokumentów urzędowych takich jak wniosek o zaświadczenie o dochodach, UPL
- otrzymanie płatności za rozliczenie
Jak otrzymać wszystkie potrzebne dane podatnika?
Sposobów na zbieranie danych jest wiele. Możesz przygotować ankietę w której zadasz najważniejsze pytania, a następnie analizować odpowiedzi. Można również przeprowadzić audyt na papierze, przeglądając dokumenty i oceniając je za pomocą listy kontrolnej. Metoda ta jest jednak bardzo czasochłonna i nieefektywna. Bardziej efektywnym sposobem zbierania informacji jest wywiad z podatnikiem.
Jak otrzymać wszystkie potrzebne dokumenty do rozliczenia?
Najłatwiejszym sposobem jest przekazanie ich osobiście, listownie lub mailowo przez osobę rozliczaną. Niestety często zdarza się, że dokumenty są niekompletne, nieczytelne, a obsługa kompletowania i odpowiedniego przetwarzania zajmuje olbrzymie ilości czasu tych dokumentów. Aby tego uniknąć, możemy skorzystać z narzędzi do przesyłania i przechowywania dokumentów. Dzięki temu możemy w łatwy sposób znaleźć potrzebny dokument, lub wrócić do niezakończonego rozliczenia.
Jak sprawić by klient prawidłowo wypełnił dokumenty do urzędu skarbowego?
Większość z biur rachunkowych stawia na to, że klient będzie potrafił samodzielnie wypełnić potrzebny formularza Nie możemy sprawdzić, czy klient poprawnie wypełnił wszystkie pola, czy nie zapomniał podpisać lub datować dokumentu itd. Ponadto często otrzymujemy dużą liczbę dokumentów na raz, co utrudnia ich szybkie i dokładne przetwarzanie. Błędy, niewypełnione pola formularzy są w standardzie. Jak można tego uniknąć? Coraz więcej dokumentów to formularze interaktywne, które można wypełnić w przeglądarce. Możesz taki formularz również przygotować samodzielnie za pomocą programów takich jak:
- Addobe DC (płatny)
- Pdf escape (bezpłatny online)
Jak otrzymać płatność za rozliczenie w terminie?
Wielu klientów narzeka na trudności ze ściągnięciem należności z tytułu rozliczeń. Klienci często płacą z opóźnieniem, nawet jeśli rozliczenie zostało już wysłane do urzędu skarbowego.
Uniknąć tego problemu możesz pobierając płatność z góry, za pomocą płatności gotówkowej, przelewu, lub ustawienia swojego sklepu internetowego.
Jak pozbyliśmy się wszystkich tych problemów za pomocą jednej strony internetowej?
Po pierwsze ustaliliśmy jakie informacje potrzebujemy od klienta uzyskać. Nie w każdej sytuacji są potrzebne te same dokumenty. Dlatego też postanowiliśmy stworzyć ankietę z logicznymi pytaniami. Czyli jeśli klient odpowie na pytanie, kolejne będzie warunkowane jego odpowiedzią. Dzięki temu klient ma łatwiejszą drogę i nie musi już zastanawiać się nad pytaniami, które go nie dotyczą.
Przy okazji warunkowych pytań pojawiają się pola w których klient proszony jest o dołączenie dokumentów. Można tutaj nawet ustalić w jakim formacie mają być dołączone pliki takie jak dokumenty potwierdzające zarobki w danym roku rozliczeniowym.
Pola są ułożone w taki sposób, aby klient nie mógł pominąć żadnego obowiązkowego zagadnienia. Dzięki temu mamy pewność, że informacja, która do nas dotrze będzie kompletna.
Wisienką na torcie zostały formularze, które są wypełniane w momencie odpowiadania klienta na pytania. Tak! Klient ani Twoi pracownicy nie muszą już tego robić. System uzupełnia wymagane pola w dokumentach, a Ty i klient otrzymujecie wypełniony formularz na maila wraz z potwierdzeniem i odpowiedziami zawartymi na stronie.
Na koniec wszystko wieńczone jest pobraniem opłaty, za pomocą popularnych metod płatności. Aby uniknąć sytuacji, w której wysyłamy dokumenty do rozliczenia, a klient nie dokończył transakcji, zostało ustawione zabezpieczenie wstrzymujące wysyłkę nieopłaconych wniosków rozliczeń. Klient otrzymuje powiadomienie o niedokończonej transakcji i może ponownie złożyć wniosek.
Wisienka już była, ale dlaczego nie może być kilka? Dodatkowo istnieje możliwość integracji z systemami do wystawienia faktury. To znaczy, że po dokończeniu transakcji może wyjść sygnał do Twojego programu fakturującego, który pobierze dane klienta i stworzy draft faktury, który wystarczy, że potwierdzisz. Jeśli będzie to dla Ciebie przydatne dane wypełniane przez klientów mogą trafić również do Excela na google drive lub innego dostępnego narzędzia online. Przydatne?
