Jak firma księgowa z Holandii przeniosła rozliczenia osób do online i oszczędziła setki godzin rocznie?

Prowadząc działalność księgową pomagającą Polakom, pracującym za granicą Polski w ich rozliczeniach w obu krajach masz zapewne sporo papierkowej roboty. Jeśli zastanawiałaś/eś czy da się ten proces jakoś zautomatyzować, czytaj dalej!

Kilka lat temu zgłosiła się do mnie firma działająca w Holandii pomagająca w rozliczeniach podatków w Polsce i Holandii, pobieraniu zaświadczeń o zarobkach w Polsce, a także wnioskowaniu o różnego rodzaju dofinansowania np. dofinansowanie do ubezpieczenia (Zorgtoeslag w Holandii) dla osób z niskimi zarobkami.

Z początku przygotowaliśmy zestaw pytań, które padały przy rozliczeniu z podatku dochodowego. Dodatkowo w zależności od sytuacji rozliczanej osoby mogłyśmy dostosować, które pytania mają pojawiać się w zależności od wybranej opcji. Na przykład, jeśli osoba miała zakupioną nieruchomość, pojawiały się dodatkowe pytania dotyczące terminu zakupu, wartości nieruchomości, czy wsparcia podatkowego. Osoby mogły dołączyć ważne dokumenty, takie jak zestawienie zarobków z całego roku (Jaaropgaave /jaaropgaaf lub potocznie jaropgaf). 

Na podstawie tych pytań przygotowałyśmy wniosek online, gdzie osoba prowadzona krok po kroku mogła wypełnić wszystkie potrzebne dane i opłacić zamówienie.

Problemem były jednak wnioski urzędowe, które klient musiał wypełnić samodzielnie. Na przykład wniosek o wydanie zaświadczenie o zarobkach i samo zaświadczenie o zarobkach Polsce. Codziennie zgłaszały się osoby z niepoprawnie, nieczytelnie wypełnionymi dokumentami. Powodowało to ogrom dodatkowej pracy i niezadowolenia. Klienci zgłaszali się co chwilę z pytaniami, gdzie i jak mają wnioski wypełnić, a pracownicy biura zamiast wykonywaniem pożytecznych zadań, tracili czas na nieproduktywne poprawki i tłumaczenia klientom, co mają zrobić. Było to na tyle frustrujące, że postanowiliśmy znaleźć rozwiązanie.

W tej chwili wchodząc na stronę i wypełniając wniosek online o rozliczenie podatku, klient jest prowadzony krok po kroku, poprzez szereg pytań pozwalających na wybór odpowiednich opcji do swojej sytuacji. Jeśli wybrał opcję pobrania zaświadczenia o dochodach, jego dane zostaną automatycznie przeniesione na odpowiedni formularz urzędowy. Jedynie co  pozostanie do zrobienia, to jego podpisanie i odesłanie go do biura (urzędy chcą mieć nadal odręczny podpis w tym przypadku).

Ostatnim elementem był problem niepłacenia zleceń rozliczeń podatkowych przez klientów.  To znaczy, księgowa wykonywała swoją pracę, wysyłała rozliczenie do urzędu skarbowego, ale nigdy nie zobaczyła zapłaty. To chyba najgorszy scenariusz dla rozwoju firmy, którego nikomu nie chcemy życzyć. Dlatego ostatnim krokiem było wdrożenie opłaty za usługę przed wysłaniem wniosków. Jeśli klient nie dokończył transakcji, dokumenty zostały zablokowane, a klient otrzymuje jedynie powiadomienie, że jego zamówienie nie może zostać zrealizowane bez opłacenia i wymagane jest ponowne wypełnienie formularza. 

To był znaczący przełom dla firmy. Z jednej strony mogła skupić się na wykonywaniu wartościowych zadań, odciążyć pracowników od zbędnych pytań i czasochłonnych poprawek, a do tego nie musiała uganiać się za klientami w celu ściągnięcia należności za wykonaną usługę.

Potrzebujesz podobnego rozwiązania, zobacz demo, sprawdź ile może kosztować wdrożenie takiego projektu dla Ciebie, lub umów się na konsultację i sprawdź, co możemy zrobić dla Ciebie.