JAK PODPISAĆ DOKUMENTY ONLINE?
Nikogo to już nie dziwi, że bank, czy inna instytucja wysyła nam umowy do podpisu za pomocą maila, lub sms-a. Coraz częściej nasz podpis staja się wirtualny. Co jeśli, nie jesteś dużą instytucją, a chciałabyś/chciałbyś również usprawnić swoje działania? Jakie są obecnie możliwości podpisu dokumentów na odległość?
Zanim jeszcze przejdziemy do opcji i możliwości cyfrowego podpisu. Ważne, aby wiedzieć, że niektóre z dokumentów, jeśli mają być podpisane online, wymagają podpisu kwalifikowanego. Takie dokumenty to na przykład umowa o pracę, umowa leasingowa, czy pełnomocnictwo. Większość podpisywanych dokumentów, nie wymaga jednak tej specjalnej formy. Jeśli nie jesteś pewna/pewien, jakiego podpisu wymaga Twój dokument, lepiej w pierwszej kolejności skonsultować to z prawnikiem.
Jakie są możliwości podpisu online?
👉1. PROFIL ZAUFANY
Pierwszym narzędziem, jest profil zaufany. Można go założyć na kilka sposobów:
• posiadając konto internetowe w jednym z banków: PKO Bank, Inteligo, Santander, Bank Pekao, mBank, ING, Millennium Bank, Alior Bank, bank spółdzielczy (możesz sprawdzić, czy twój bank potwierdza PZ), BNP Paribas, BOŚ Bank, Bank Credit Agricole, Getin Bank lub konto zaufane Envelo
• dowód osobisty z warstwą elektroniczną (e-dowód) i czytnik NFC
• kwalifikowany podpis elektroniczny
• możesz złożyć wniosek online i potwierdzić w rozmowie wideo z urzędnikiem lub w punkcie potwierdzającym
Jak można za pomocą profilu zaufanego podpisać dokumenty?
Opcji jest całkiem sporo, możesz elektronicznie podpisać (lub sprawdzić):
• sprawozdanie finansowe
• dokument PDF w formacie dedykowanym dla dokumentów PDF. Jeśli otworzysz tak podpisany dokument PDF, zobaczysz złożony w nim elektroniczny podpis (lub podpisy).
• dokument, który ma jedno z rozszerzeń: .txt, .rtf, .pdf, .xps, .odt, .ods, .odp, .doc, .xls, .ppt, .docx, .xlsx, .pptx, .csv, .jpg, .jpeg, .tif, .tiff, .geotiff, .png, .svg, .wav, .mp3, .avi, .mpg, .mpeg, .mp4, .m4a, .mpeg4, .ogg, .ogv, .zip, .tar, .gz, .gzip, .7Z, .html, .xhtml, .css, .xml, .xsd, .gml, .rng, .xsl, .xslt, .TSL, .XMLsig, .XAdES, .PAdES, .CAdES, .ASIC, .XMLenc, .dwg, .dwf, .dxf, .dgn, .jp2
Jak skorzystać z profilu zaufanego w celu podpisania dokumentu online?
1. Wchodzisz na stronę:
https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany
2. Wybierasz odpowiedni format dokumentu. Polecam podpis dokumentów w wersji PDF.
3. Dodajesz odpowiedni dokument
4. Logujesz się do profilu zaufanego poprzez login i hasło, lub poprzez bankowość elektroniczną.
5. Wybierasz miejsce/a, gdzie ma być umieszczony podpis
6. Pobierasz podpisany dokument i gotowe.
Jeśli jesteś firmą i chcesz zawrzeć umowę, wystarczy, że wyślesz osobie dokumenty np. w pdf i powyższą instrukcję.
Duży plus za ilość obsługiwanych plików i prostą funkcjonalność. System jest bezpłatny.
Jeśli potrzebujesz podpisywać większą ilość dokumentów i zależy Ci na lepszym przepływie informacji, druga propozycja, może wydać się bardziej interesująca.
👉2. AUTENTI
Ciekawą propozycją jest platforma Autenti, której klientami są duże instytucje, ale ma także ofertę dla osób prywatnych i firm. Dzięki niej możesz uzyskać pełną kontrolę nad przepływem dokumentacji, masz łatwy wgląd w archiwum podpisanych dokumentów.
System ten zapewnia:
• Karta Podpisów Autenti zintegrowana z dokumentem
• brak kosztów dla podpisującego
• obsługa wielu rodzajów e-podpisu na jednym dokumencie
• archiwizacja długoterminowa z kwalifikowanym znacznikiem czasu
• dostęp bez instalacji oprogramowania
• szablony dokumentów
• obsługa wielu formatów plików z konwersją do PDF
• podpisywanie w dowolnym miejscu i czasie na smartfonie, tablecie lub laptopie
Platforma działa w systemie abonamentowym, ale jeśli chcesz wysyłać do 5 dokumentów miesięcznie, możesz skorzystać z bezpłatnej wersji.
Plusem jest prostota użytkowania, przejrzysta administracja dokumentów, możliwość wysyłania przypomnień, możliwe jest też korzystanie z aplikacji mobilnej.
Podobnym rozwiązaniem, jest hellosign, bezpłatny pakiet zawiera 3 dokumenty miesięcznie.
👉3. ADOBE ACROBAT
Narzędzie online do podpisu dokumentów, które ma ciekawą funkcję umożliwiającą wypełnianie formularzy. Funkcja ta jest przydatna w przypadku, gdy:
- potrzebujemy przesłać dużą ilość identycznych wzorów dokumentów,
- do różnych osób,
- bez konieczności samodzielnego wypełniania danych.
Funkcja podpisu działa na bezpłatnej licencji. Jeśli chcesz skorzystać z opcji przygotowywania formularzy, potrzebna będzie płatna wersja. Cena od 18,44 Euro za miesiąc.
👉4. STWORZENIE WŁASNEJ PLATFORMY
W ostatnim roku wprowadziliśmy dla naszych klientów możliwość stworzenia własnej platformy, na której tworzymy wzory umów do podpisów. Działanie jej jest o tyle interesujące, że to osoba, do której trafia link, wypełnia swoje dane, dodatkowo może dokonać na przykład opłaty z tytułu wpisowego. Wszystkie podpisane dokumenty trafiają na wyznaczone adresy mailowe i są zapisywane w systemie. Dzięki temu pozbywamy się dużej ilości niepotrzebnych papierów i oszczędzamy ogrom czasu.
